Messelogistik München: Checkliste für Aussteller

Ein Messestand ist ein Projekt mit einem Termin, der sich nicht verschieben lässt. Wenn die Halle öffnet, muss alles stehen: das Exponat, die Prospekte, die Technik, die Kaffeemaschine. Und fast nie scheitert es am Stand selbst, sondern an der Logistik drumherum – am falschen Liefertag, an einer fehlenden Standnummer oder an einem Rücktransport, an den niemand gedacht hat.

Diese Checkliste hilft dir, die Messelogistik in München sauber aufzusetzen: vom ersten Transport bis zur letzten Palette nach Messeschluss.

Die Aufbaufenster bestimmen alles

Jede Messe legt eigene Zeitfenster für Auf- und Abbau fest, und die Veranstalter veröffentlichen dazu einen Logistik- oder Serviceleitfaden. Dort steht, ab wann Anlieferungen angenommen werden, über welche Tore die Fahrzeuge aufs Gelände kommen und ob du eine Einfahrtsgenehmigung brauchst.

Die wichtigste Regel dabei: Zu früh ist genauso schlecht wie zu spät. Kommt die Ware, bevor der Aufbau freigegeben ist, nimmt sie niemand an – und ein Fahrzeug, das vor dem Gelände warten muss, kostet Zeit und Geld. Kommt sie zu spät, steht dein Stand leer, wenn die ersten Besucher kommen.

Lies den Logistikleitfaden deiner Messe, bevor du einen Transport buchst – nicht erst danach.

Hallen- und Standnummer auf jedes Packstück

Auf dem Messegelände in Riem laufen während des Aufbaus unzählige Anlieferungen gleichzeitig. Ein Karton, auf dem nur „Messe München" steht, ist dort praktisch verloren.

Auf jedes Packstück gehören:

• der Name der Messe,
• Halle und Standnummer,
• der Name deines Unternehmens,
• ein Ansprechpartner vor Ort mit Handynummer, der während des Aufbaus wirklich erreichbar ist.

Die Handynummer fehlt am häufigsten. Und ein Fahrer, der vor der Halle steht und niemanden erreicht, fährt im Zweifel wieder – mit deinem Exponat.

Direktfahrt statt Paketnetz

Für Messegut ist der normale Paketversand meist die falsche Wahl. Ein Paket läuft über Sortierzentren und kommt irgendwann im Lauf des Tages an. Auf einer Messe brauchst du aber einen festen Termin.

Eine Direktfahrt holt die Ware bei dir ab und bringt sie ohne Umladen zum vereinbarten Zeitpunkt an den Stand. Das schont empfindliche Exponate, und du weißt genau, wann sie da ist. Das gilt auch für Aussteller aus anderen Teilen Bayerns: Aus Augsburg, Ingolstadt oder Nürnberg ist die Direktfahrt zum Messegelände oft einfacher als jede andere Lösung.

Nachlieferung während der Messe

Irgendetwas fehlt immer. Die zweite Kiste Prospekte, ein Ersatzteil für das Exponat, das Kabel, das im Büro liegen geblieben ist.

Dafür lohnt sich ein Kurier, der in der Stadt sitzt. Innerhalb Münchens ist eine Zustellung noch am selben Tag möglich, wenn der Auftrag früh genug kommt. Das ist oft der Unterschied zwischen einem halben leeren Messetag und einem ganz normalen.

Der vergessene Teil: der Rücktransport

Beim Abbau wollen alle Aussteller gleichzeitig vom Gelände. Wer erst jetzt einen Transport sucht, findet oft keinen mehr. Und Material, das nach dem Ende der Abbauzeit noch in der Halle steht, lässt der Veranstalter in der Regel auf Kosten des Ausstellers räumen.

Deshalb:

1. Buch den Rücktransport zusammen mit der Anlieferung. Nicht erst am letzten Messetag.
2. Pack für den Rückweg schon beim Aufbau mit. Leere Kartons, Klebeband, Etiketten und Polstermaterial gehören an den Stand, bevor du sie brauchst.
3. Plan den Abbau realistisch. Er dauert fast immer länger als gedacht, und Tore und Ladezonen sind überfüllt.

Aussteller aus dem Ausland: an den Zoll denken

Für Aussteller aus der EU ist Messegut kein Zollthema. Kommt die Ware aber von außerhalb – etwa aus der Schweiz, dem Vereinigten Königreich oder den USA –, muss sie eingeführt werden, obwohl sie nach der Messe wieder ausreist.

Das Standardinstrument dafür ist das Carnet ATA, ein internationales Zolldokument für die vorübergehende Einfuhr von Messegut, Ausstellungsstücken und Berufsausrüstung. Ausgestellt wird es von der Handelskammer im Heimatland des Ausstellers; in Deutschland sind das die IHKs. Plane dafür Vorlauf ein: Ein Carnet am Tag vor der Abreise zu beantragen, geht selten gut.

Was du beim Buchen bereithalten solltest

Damit wir einen Messetransport sauber aufsetzen können, brauchen wir vier Angaben: welche Messe und welcher Stand, was transportiert wird (Maße, Gewicht, empfindlich oder nicht), das Anlieferfenster aus dem Logistikleitfaden und wann und wohin der Rücktransport gehen soll.

Anlieferung und Abholung zur Messe München und zurück, Fahrten zu festen Terminen – auch samstags und außerhalb der üblichen Bürozeiten – findest du auf der Seite Kurierdienst München. Für übergroße, empfindliche oder besonders wertvolle Exponate ist unser Spezialteam zuständig, mehr dazu unter Sonderleistungen. Am besten meldest du dich, sobald dein Messetermin feststeht: Je früher der Transport geplant ist, desto entspannter wird der Aufbau.